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I processi d'acquisto
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Normalmente le attività di acquisto all'interno di un'organizzazione vengono gestite attraverso metodi tradizionali quali fax, lettere, e-mail, telefono. Una situazione che comporta tre tipi di problemi: il peso "burocratico" della fatturazione di beni di basso costo, il cosiddetto "effetto maverick" secondo il quale i dipendenti tendono ad evitare di ricorrere alla trafila burocratica acquistando personalmente beni che poi vengono addossati in nota spese (in alcuni casi fino al 30% dei beni indiretti viene acquistato in questo modo) e la lentezza del processo totale di richiesta-acquisto-fatturazione.
Internet, i marketplace dedicati e le applicazioni di e-procurement hanno proprio l'obiettivo di supportare ed automatizzare ulteriormente quanto l'azienda svolge ora in maniera solo in parte informatizzata. In questo panorama, la posta elettronica diventa lo strumento per porre ordini, grazie alla combinazione di strumenti come la crittografia utilizzata dai principali client e-mail e l'introduzione di strumenti di "digital signaturing".
Il reperimento delle informazioni sulle offerte non avviene più utilizzando cataloghi tradizionali, ma sfruttando marketplace e motori di ricerca specializzati nella segnalazione di beni e servizi. Sistemi di compravendita remoti sono dedicati al reperimento dei prodotti, al confronto tra costi e qualità dei beni, nell'incontro tra la domanda e l'offerta anche all'interno di aste on-line di tipo business.
Si parla di e-Procurement (o anche di Business-to-business e-procurement) quando il processo di acquisto di beni e servizi di un'azienda è integrato da una parte con il sistema informativo interno e, dall'altra, con uno o più marketplace. L'obiettivo finale dell'e-procurement è quello di automatizzare, razionalizzare e velocizzare le varie fasi di acquisizione dei beni.
Quello che alcuni definiscono "il ciclo passivo" si trasforma quindi un "ciclo attivo invisibile".
Storicamente questa trasformazione è avvenuta in varie fasi: innanzitutto i processi di vendita, produzione e fatturazione sono stati completamente descritto dai processi informatici dei sistemi di ERP; in un successivo momento i tentativi di approcciare all'e-commerce hanno portato all'integrazione con le applicazioni CRM prima di giungere all'attuale stato di completa automatizzazione.
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