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Realizzare una Intranet aziendale
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La comunicazione interna e la circolazione in azienda di informazioni riguardanti il business aziendale, i processi, i dati utili, è oggi quanto mai un fattore di successo per le aziende di ogni dimensione e tipologia
Una rete Intranet serve anzitutto a migliorare efficienza interna ed rapporti aziendali: vediamo perché.
Il termine Intranet indica una rete interna ad una realtà aziendale, a differenza di Internet che è una rete pubblica e universalmente accessibile.
Lo scopo delle Intranet è quello di facilitare e rendere uniforme l'accesso alle informazioni necessarie alle persone che operano all'interno dell'azienda, favorendo così l'incremento della produttività , riducendo i tempi morti di lavorazione e i relativi costi, consentendo una migliore e più completa interazione tra i diversi livelli produttivi e migliorando in tal modo la qualità della comunicazione interna.
Una Intranet permette di rendere visibili informazioni, diffondere progetti, informazioni o file, ovvero collaborare, condividere conoscenze e lavorare in modo più efficiente.
Se i vantaggi che una Intranet porta sono indubbiamente notevoli, è altresì chiaro che ancora oggi il progetto e la realizzazione di una Rete interna è un'operazione sottovalutata.
Come per un sito web, infatti, il successo ed in definitiva il valore stesso di una Intranet si misura in base alla ricchezza di informazioni in essa contenute, ma anche e soprattutto in base alla facilità di reperire le informazioni, alla navigazione, che deve essere intuitiva ed user-centric, alla frequenza di aggiornamento, alla velocità di accesso. Se ogni dipendente necessita di ore per reperire le notizie, i dettagli di un progetto o le ultime statistiche, avrà perso tempo e produttività, ed il costo supererà il beneficio.
Per questo motivo è consigliabile far progettare e realizzare la Intranet da agenzie o figure professionale specializzate quali information architects, studiosi di human-computing interaction e usabilità, web designers e web editors / content managers.
La rete Intranet deve essere sviluppata in funzione dell'azienda, rispecchiarne le reali esigenze e l'organizzazione interna. I vantaggi maggiori si ottengono poi quando la Intranet è integrata con gli applicativi in uso in azienda, così da funzionare da "pannello di controllo" da cui accedere a tutti gli strumenti di lavoro quotidiani: database, archivi di documenti, Internet, tramite un unica "porta di accesso".
Anche nel campo della formazione una Intranet può rivelarsi preziosa per il training dei nuovi assunti o per l'aggiornamento dei dipendenti. Grazie all'e-learning, ai CBT (computer based training) o a corsi on-line, per aggiornarsi non è più indispensabile spostarsi dal luogo di lavoro, ma è possibile conciliare training, costi contenuti, comodità ed efficacia.
Uno dei punti critici della messa in opera di una Intranet è quello del puntuale e effettivo aggiornamento, che può essere svolto da ogni dipendente che può riportare direttamente informazioni nuove ed i progetti di cui è a conoscenza, oppure può essere svolto da un content manager, esperto di comunicazione o da un knoledge manager.
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